Лекции по информационным системам в экономике для заочного отделения


Данный конспект лекций по информационным системам в экономике предназначен для подготовки к сдаче экзамена по соответствующей дисциплине студентами ННГУ им.Н.И.Лобачевского заочной формы обучения.

Содержание курса лекций по информационным системам в экономике (ИСЭ):

  1. Необходимость развития информатизации общества
  2. Понятие Автоматизированных Информационных Систем (АИС) и их классификация
  3. Этапы развития АИС
  4. Понятие рынка информационных услуг, его компоненты
  5. Особенности информационного рынка в России
  6. Теоретические основы построения АИС
  7. Проектирование. Принципы и методы создания АИС
  8. Этапы создания АИС
  9. Роль пользователя в постановке задач и создании АИС
  10. Понятие информационных технологий и их виды
  11. Функциональные и обеспечивающие подсистемы АИС
  12. Понятие экономической информации и ее особенности
  13. Простые и составные единицы экономической информации
  14. Структура и содержание информационного обеспечения
  15. Системы классификации и кодирования
  16. Проектирование документации
  17. Внутримашинное иформационное обеспечение
  18. Базы данных и банки данных
  19. Понятие технического обеспечения и его состав
  20. Организационные формы использования компьютеров
  21. Критерии выбора персональных компьютеров для решения экономических задач
  22. АИТ в обработке текстовой информации
  23. АИТ в обработке табличной информации
  24. Системы управления базами данных
  25. Электронная коммерция
  26. АИС в бухгалтерском учете
  27. АИС страховых компаний

1. Необходимость развития информатизации общества

Этапы информатизации: изобретение письменности -> книгопечатание -> электричество (телеграф, телефон, радио и телевидение) -> компьютеризация. Каждый этап - качественный "скачок", направленный на преодоление противоречия между увеличением объемов информации и ограниченными человеческими способностями по ее восприятию и обработке. На определенном этапе развития информационной индустрии формируется информационное общество; в таком обществе большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, т.е. творческим трудом, направленным на развитие интеллекта и получение знаний. Информатизация общества - организованный процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан и органов государственной власти на основе формирования и использования информационных ресурсов; современный этап информатизации связан с использованием персональных ЭВМ, систем телекоммуникации и сетей ЭВМ. Основные задачи информатизации:

  • модернизация информационно-телекоммуникационной инфраструктуры
  • развитие информационных телекоммуникационных технологий
  • эффективное формирование, использование информационных ресурсов и обеспечение широкого и свободного доступа к ним; информационный ресурс получает приоритет по сравнению с проч. материальными ресурсами, он служит основой создания информационного продукта
  • обеспечение граждан общественно значимой информацией и развитие независимых СМИ
  • создание необходимой нормативно-правовой базы построения информационного общества
  • привитие населению информационной культуры, т.е. умения целенаправленно работать с информацией и использовать ее для получения, передачи, обработки и использования компьютерную информационную технологию, современные технические средства и методы.

2. Понятие Автоматизированных Информационных Систем (АИС) и их классификация

АИС - совокупность информации, экономико-математических методов (ЭММ) и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

По видам процессов управления различают следующие их виды:

  • АИС управления технологическими процессами
  • АИС организационного управления
  • АИС управления организационно-технологическими процессами
  • АИС научных исследований
  • АИС обучающие

По сфере функционирования объекта управления бывают:

  • АИС банков;
  • АИС финансовых органов;
  • АИС промышленности;
  • АИС сельского хозяйства;
  • АИС связи;
  • АИС статистики и т.п.

По уровню в системе государственного управления выделяют:

  • отраслевые АИС (промышленный комплекс, агропромышленный комплекс, строительство и транспорт);
  • территориальные АИС (предназначены для управления административно-территориальными районами);
  • межотраслевые АИС (являются специализированными системами функциональных органов управления национальной экономикой).

Кроме того различают производственные АИС (связанные с производством) и непроизводственные АИС (в медицине, милиции и пр.).

3. Этапы развития АИС

Этапы развития с позиции развития самой техники:

  1. До появления ЭВМ, связанный с именами изобретателей первых вычислительных устройств (Паскаль, Чебышев, Беббидж и др.);
  2. С развитием ЭВМ. Главный признак выделения нового поколения ЭВМ - элементная база.
  3. 2.1. Первое поколение ЭВМ (50-ые гг.) строилось на базе электронных ламп, имело большие размеры, потребляли много электроэнергии, имели малое быстродействие. В экономических расчетах не использовались.
    2.2. Второе поколение ЭВМ (60-ые гг.) строилось на основании полупроводников и транзисторов, вырос объем памяти, появились первые дисплеи и др. (использовались для решения экономических задач).
    2.3. Третье поколение ЭВМ (70-ые гг.) на малых интегральных схемах: меньшие размеры, повышение надежности и быстродействия.
    2.4. Четвертое поколение ЭВМ (80-ые гг.) на больших интегральных схемах - ряд программно-совместимых машин на единой элементной базе, единой конструкторско-технической основе, с единой структурой, единой системой программного обеспечения, единым унифицированным набором универсальных устройств. Получили распространение персональные ЭВМ.
    2.5. Современные ЭВМ на основе сверх больших интегральных микросхем: огромные вычислительные мощности и низкая стоимость. Архитектура «клиент-сервер». Главной тенденцией развития АИС является постоянное стремление к улучшению. Оно достигается благодаря совершенствованию технических и программных средств, что порождает новые информационные потребности и ведет к совершенствованию информационных систем.

Этапы развития с позиции совершенствования самих АИС (поколения АИС):

  1. 1960-1970 гг. строилось на базе вычислительных центров по принципу "одно предприятие - один центр обработки"
  2. 1970-1980 гг. характеризуется переходом к децентрализации ИС. Информационные технологии проникают в отделы, службы предприятия. Появились пакеты и децентрализованные БД, стали внедряться двух- и трехуровневые модели организации систем обработки данных
  3. 1980-начало 1990 гг.: массовый переход к распределенной сетевой обработке на базе ПК с объединением разрозненных рабочих мест в единую ИС.
  4. В стадии зарождения и характеризуется сочетанием централизованной обработки на верхнем уровне с распределенной обработкой на нижнем.

4. Понятие рынка информационных услуг, его компоненты

Информационный рынок - система экономических, правовых и организационных отношений по торговле продуктами интеллектуального труда на коммерческой основе. Так же как и обычный рынок, информационный рынок характеризуется наличием спроса и предложения, определенной номенклатурой продуктов и услуг и ценами, а также поставщиками и потребителями; спецификой данного рынка является то, что информационные ресурсы, продукты и услуги могут копироваться в неограниченном количестве.

Составляющие информационного рынка:

  • Информационные продукты и услуги, а также аппаратно-программные средства и соответствующие технологии переработки информации.
  • Нормативно-правовые документы: Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" 1995, Федеральный закон "О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных", Закон об авторском праве и подзаконные акты.
  • Справочные средства, обобщающие информацию о поставщиках информационных продуктов и услуг.

5. Особенности информационного рынка в России

Российский информационный рынок характеризуется следующими особенностями:

  • неоднородность рынка по регионам: развитие рынка идет от центра;
  • все новейшие средства и технологии появляются одновременно с их появлением на мировом рынке;
  • юридические лица выступают в качестве основных покупателей;
  • слабое экономическое и организационное государственное регулирование, недостаточное правовое регулирование;
  • коммерческие информационные ресурсы слишком дороги для личного пользования;
  • многие категории ресурсов не имеют справочного аппарата и средств навигации;
  • многие владельцы информационных ресурсов не имеют возможности по приданию им товарной формы.

Основные тенденции:

  • преобладание на компьютерном рынке IBM-совместимых компьютеров;
  • рост сектора рынка, связанного с предоставлением сетевых услуг, прежде всего Интернет;
  • быстрое увеличение доли домашних компьютеров;
  • интенсивное развитие программного обеспечения для локальных и глобальных сетей.

6. Теоретические основы построения АИС

Основополагающими принципами создания АИС являются следующие:

  1. Принцип системности: система - совокупность взаимосвязанных элементов, подчиненных определенной цели.
  2. Принцип развития: АИС создается с учетом возможности постоянного пополнения и обновления функций системы и видов ее обеспечений
  3. Принцип совместимости: обеспечение способности взаимодействия систем различных видов, уровней в процессе совместного функционирования
  4. Принцип стандартизации и унификации: необходимость применения типовых, унифицированных и стандартизированных элементов функционирования АИС
  5. Принцип эффективности: достижение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевым эффектом, получаемым при ее функционировании

А также несколько частных принципов:

  • Принцип декомпозиции основан на разделении системы на части, а также выделении отдельных комплексов работ
  • Принцип первого руководителя предполагает закрепление ответственности при создании системы за заказчиком - будущим пользователем
  • Принцип новых задач состоит в поиске постоянного расширения возможностей системы, совершенствовании процесса управления, получении дополнительных результативных показателей с целью оптимизации управленческих решений
  • Принцип автоматизации информационных потоков и документооборота
  • Принцип автоматизации проектирования

А также организационно-технологические принципы:

  • Принцип абстрагирования, т.е. выделение наиболее существенных (с конкретной позиции рассмотрения) аспектов системы
  • Принцип формализации: необходимость строгого методического подхода к решению проблемы, применению формализованных методов описания и моделирования изучаемых и проектируемых процессов
  • Принцип концептуальной общности, т.е. неукоснительное следование единой методологии проектирования
  • Принцип непротиворечивости и полноты, т.е. наличие всех необходимых элементов в создаваемой системе и их согласованное взаимодействие
  • Принцип независимости данных от процессов их обработки, их физической структуры и распределения в технической среде
  • Принцип структурирования данных
  • Принцип доступа конечного пользования, т.е. пользователь должен иметь средства доступа в БД, которые он может использовать непосредственно (без программирования)

7. Проектирование. Принципы и методы создания АИС

Проектирование АИС и АИТ - процесс создания и внедрения проектов комплексного решения экономических задач по новой технологии, т.е. детальная разработка отдельных проектных решений, их анализ, апробация и внедрение. В каждом подразделении организации должен быть назначен сотрудник, ответственный за проектирование и внедрение АИС и АИТ, который собирает нужную информацию, подбирает технику и программные средства, ведет обучение персонала, руководит внедрением и анализом функционирования ИС.
Принципы проектирования АИС и АИТ:

  1. Принцип эффективности, т.е. выгоды от новой автоматизированной системы должны быть больше расходов на нее
  2. Принцип контроля, т.е. информационная система должна обладать механизмами для защиты имущества фирмы, ее данные были бы достаточно надежны для принятия управленческих решений
  3. Принцип совместимости, т.е. проект системы будет учитывать организационные и человеческие факторы предприятия
  4. Принцип гибкости требует от системы возможности расширения без проведения больших изменений
  5. Принцип системности позволяет исследовать объект как единое целое во взаимосвязи всех его элементов. На базе системного подхода применяется и метод моделирования, позволяющий моделировать изучаемые процессы вначале для анализа, а затем и синтеза создаваемых систем
  6. Принцип развития заключается в непрерывном обновлении функциональных и обеспечивающих составляющих системы
  7. Принцип стандартизации и унификации предполагает использование уже накопленного опыта в проектировании и внедрении АИС и АИТ посредством программирования типовых элементов, что позволяет сократить затраты на создание АИС и АИТ.

В качестве альтернативных подходов к созданию системы может быть выбран один из методов

  1. Метод "от задачи". Позволяет внедрять каждую задачу по отдельности, практически не принимая во внимание проектные решения, найденные для др. задач.
  2. Метод интеграции. Заключается в создании целостной автоматизированной информационной системы, конструируемой из относительно независимых функциональных подсистем, при решении задач которых используются общие массивы для обмена данными определенных видов.

8. Этапы создания АИС

  1. Предпроектная стадия
    • сбор материалов для проектирования (формирование требований, изучение объекта проектирования, разработка и выбор варианта концепции системы); приемы: опрос, анкетирование, наблюдение, измерение, оценка, рупповое обсуждение, анализ задач, анализ производственных, управленческих и информационных процессов.
    • Второй этап: анализ материалов и формирование документации (создание и утверждение технико-экономического обоснования и технического задания на проектирование системы на основе анализа собранных материалов обследования)
  2. Проектирование
    • техническое проектирование; ведется поиск наиболее рациональных проектных решений по всем аспектам разработки, создаются и описываются все компоненты системы, а результаты работы отражаются в техническом проекте
    • рабочее проектирование; в его процессе осуществляется разработка и доводка программ, корректировка структур БД, создание документации на поставку, установка технических средств и инструкций по их эксплуатации, подготовка для каждого пользователя инструкционного материала; проектирование паролей, программ, сценариев диалога пользователя с ПВМ
  3. Ввод системы в действие
    • подготовка к внедрению
    • проведение опытных испытаний
    • сдача в промышленную эксплуатацию
  4. Анализ функционирования

    • выявление проблем
    • внесение изменений в проектные решения и существующие АИС и АИТ.

9. Роль пользователя в постановке задач и создании АИС

АИС создается для удовлетворения информационных потребностей конкретного пользователя, и он принимает непосредственное участие в ее работе (решает задачи на основе информационного, программного обеспечения, которые созданы проектировщиками и другими специалистами на этапах проектирования и подготовки процесса автоматизации обработки информации). Опыт создания АИС и АИТ показывает, что только специалист наиболее полно и квалифицированно может дать описание выполняемой работы, входной и выходной информации. Участие пользователя не может ограничиваться только постановкой задач, он должен проводить и пробную эксплуатацию АИС и АИТ. Находясь за компьютером, пользователь может обнаружить недостатки постановок задач, корректировать при необходимости входную и выходную информацию, формы выдачи результатов, их оформление в виде документов. Участие пользователя в создании АИС и АИТ должно обеспечивать в перспективе как оперативное и качественное решение задач, так и сокращение времени на внедрение новых технологий. Пользователь должен быть заранее ознакомлен с методикой проведения обследования объекта, порядком обобщения его результатов, что ему поможет определить и выделить подлежащие автоматизированной обработке задачи, функции, квалифицированно сделать их постановку. На основе постановки задачи программист должен представить логику ее решения и рекомендовать стандартные программные средства, пригодные для ее реализации. План постановки задачи должен содержать следующие пункты: организационно-экономическая сущность задачи (наименование задачи, место ее решения, цель решения, назначение, сроки решения, потребители результатной информации, инф.связь с другими задачами); описание исходной (входной) информации (ее перечень, формы, кол-во документов, описание структурных единиц, способы контроля исходных данных и т.п.); описание результатной (выходной) информации; описание алгоритма решения задачи (последовательность действий и логики решения задачи (формулы, алгоритмы, последовательности действий и т.п.); описание используемой условно-постоянной информации (перечень, формы, описание, способы взаимодействия с переменной информацией). Таким образом, создание АИС и АИТ не столько приводит к высвобождению специалистов, сколько выдвигает к ним новые требования, т.е. позволяет качественно изменить их труд. Наиболее важным требованием к специалистам являются: умение осуществить постановку задач, т.е.составить алгоритмы их решения, установить состав информационного наполнения вычислительных процедур для получения искомых результатов, сформулировать требования к методам контроля решаемых задач.

10. Понятие информационных технологий и их виды

Автоматизированная информационная технология (АИТ) - это системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вичислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.
Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных операций по преобразованию информации: сбор данных, их регистрация, передача, хранение, обработка, использование.

Этапы развития АИТ:

  1. С начала 60-x годов XX века - централизованное коллективное использование вычислительных средств.
  2. С середины 70-х годов XX века - появление персональных компьютеров, ориентация на индивидуального пользователя, частичная и полная децентрализованная обработка данных.
  3. С начала 90-х годов - использование локальных сетей компьютеров с выходом на глобальные сети (Интернет, SWIFT), централизованной обработки экономических данных.

В настоящее время используется понятие "новая информационная технология", которое предполагает: использование сетей и персональных компьютеров, диалоговую работы с компьютером, интеграционный подход, гибкость процессов изменения данных и постановок задач и т.д.

Классификация информационных технологий

  • По способу реализации: традиционные и новые информационные технологии.
  • По степени охвата задач управления: электронная обработка экономических данных; автоматизация функций управления; поддержка принятия решений; электронный офис; экспертная поддержка.
  • По классу реализуемых технологических операций: работа с текстовым редактором, табличным процессором, СУБД, графическими объектами, мультимедийные системы, гипертекстовые системы.
  • По типу пользовательского интерфейса: пакетные, диалоговые, сетевые.
  • По способу построения сети: локальные, многоуровневые, распределенные.
  • По обслуживаемым предметным областям: АИТ в бухгалтерском учете, в банковской деятельности, в налогообложении, в страховом деле, в казначействе и других сферах.

11. Функциональные и обеспечивающие подсистемы АИС

Функциональные подсистемы состоят из комплексов задач, характеризующихся определенным экономическим содержанием, достижением конкретной цели, которую должна обеспечить функция управления.
Содержательный аспект рассмотрения элементов АИС позволяет выделить подсистемы, обеспечивающие технологию функционирования. Технологическое обеспечение включает подсистемы, автоматизирующие информационное обслуживание пользователей, решение задач с применением ЭВМ и другие технические средства управления:

  • Информационное обеспечение, т.е. совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, массивы информации, персонал, отвечающий за хранение, своевременность и качество технологии обработки информации.
  • Лингвистическое обеспечение - позволяет осуществлять диалог человека с машиной, т.е. информационные языки для описания структурных единиц информационной базы АИТ (документов, показателей, реквизитов), языки управления и манипулирования данными информационной базы АИТ, языковые средства информационно-поисковых систем, языковые средства автоматизации проектирования АИТ, диалоговые языки специального назначения и др. языки, система терминов и определений.
  • Техническое обеспечение - это комплекс технических средств (например, средства сбора, регистрации, хранения, передачи, обработки, отображения, размножения информации, оргтехника и др.).
  • Программное обеспечение - общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением на весь период жизненного цикла АИС.
  • Математическое обеспечение - совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач и в процессе автоматизации проектировочных работ.
  • Организационное обеспечение - комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала АИС.
  • Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении АИС.
  • Эргономическое обеспечение - совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в АИС, для ее быстрого освоения.

12. Понятие экономической информации и ее особенности

Экономическая информация - это совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа на всех уровнях управления экономикой.

Экономическая информация отражает состояние экономического объекта в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту.

Адекватность экономической информации выражается в 3 аспектах:

  1. Синтаксический означает исследование информации без анализа смысла и полезности в целом как однородного потока, который измеряется количественно;
  2. Семантический предполагает исследование смысла сообщения (все, что не понимается - отбрасывается);
  3. Прагматический заключается в оценке полезности сообщения для принятия конкретных решений.

Особенности экономической информации:

  • Большие объемы;
  • Цикличность (повторяемость) ее получения и преобразования;
  • Преимущественное представление в виде цифр и букв;
  • Относительно простые алгоритмы расчета;
  • Значительный удельный вес логических операций при ее обработке;
  • Многообразие ее источников и получателей.

13. Простые и составные единицы экономической информации

Можно выделить простые и составные информационные совокупности. Неделимой информационной совокупностью являются реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства отражаемых сущностей (например, наименование товара, его номенклатурный номер, единица измерения, номер склада, вид операции, корреспондирующий счет и др.).

Реквизиты-основания представляют собой количественно-суммовые величины, характеризующие данную сущность (например, количество, сумма, стоимость).

Сочетания одного реквизита-основания с соответствующими ему реквизитами-признаками образуют экономический показатель. В документе содержится один или несколько показателей.

Информация одного документа составляет информационное сообщение.

Совокупность однородных информационных сообщений составляет информационный массив (файл). Примером является файл поступления товаров на склад, состоящий из информационных сообщений, содержащихся в приходных ордерах.

Информация по какому-либо взаимосвязанному комплексу задач составляет информационный поток. Примером является информационный поток по учету заработной платы.

Совокупность всех информационных потоков по той или иной функции управления составляет информационную подсистему, например, бухгалтерский учет.

Совокупность информационных подсистем экономического объекта составляет его информационную систему.

14. Структура и содержание информационного обеспечения

Информационное обеспечение - важнейшая обеспечивающая подсистема АИС, предназначенная для снабжения пользователей своевременной и достоверной информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений; представляет собой совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта.

Информационное обеспечение бывает 2 видов: внемашинное (включает системы показателей, классификаторов и кодов и документации) и внутримашинное (различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных).

Информационное обеспечение делится на:

  • системы показателей данной предметной области (напр. показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной отчетности, анализа...);
  • системы классификации и кодирования;
  • документация;
  • потоки информации - варианты организации документооборота;
  • различные информационные массивы (файлы) с различной степенью организации;

Наиболее сложной организацией информационного обеспечения является автоматизированный банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между различными пользователями.

В ходе проектирования информационного обеспечения:

  • определяется состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики;
  • разрабатываются различные классификаторы и коды;
  • выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к компьютерной обработке;
  • определяется состав базы данных и ее организация;
  • проектируются формы вывода результатов обработки.

15. Системы классификации и кодирования

При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам, которая осуществляется на основе систем классификации и кодирования.

Классификация - это распределение элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. В единую систему классификации и кодирования входят самые разнообразные классификаторы: общегосударственные, отраслевые, локальные (составленные для АИС предприятий).

После классификации идет кодирование - процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям по определенным правилам, установленным системой кодирования. Наибольшее распространение получили системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.

Коды могут быть следующих видов: цифровые, буквенные, смешанные.

К кодам предъявляются следующие требования:

  • должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка;
  • быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта;
  • должны быть стабильными, часто не пересматриваться;
  • иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры;
  • быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.

Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.

16. Проектирование документации

Входные и выходные документы являются формами носителей информации, имеющими юридическую силу. Во входных документах содержится первичная информация, отражающая состояние экономического объекта и его системы управления, а в выходных документах - сводно-группировочные сведения, которые являются результатом обработки ранее полученной информации. По способу заполнения и те и другие документы получаются вручную либо при помощи технических средств.
В финансово-кредитных организациях используется только унифицированная документация; требования к таким документам:

  • стандартные формы построения, предусматривающие определенные размеры бланков и выделение заголовочной, содержательной и оформительной частей;
  • приспособление к компьютерной обработке;
  • включение всех необходимых для целей управления реквизитов и исключение их дублирования.

Первичные документы могут быть и не унифицированные в виду многообразия отраслевых форм и специфики их построения для учета труда и заработной платы, производственных запасов, сбыта и реализации продукции и пр. Если нет возможности применить унифицированные формы документов в какой-либо задаче, то проектируются новые формы первичных документов, приспособленные к автоматизированной обработке. Первичные документы формируются либо традиционными способами до ввода в компьютер, либо непосредственно на компьютере. В любом случае следует спроектировать документ по существу, т.е. включить в него те реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хозяйственных операций.

Проектирование форм документов, выписываемых вручную или на печатающих машинках сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В заголовочной части помещаются постоянные справочно-группировочные признаками с их названиями и кодовыми обозначениями, в содержательной части переменные признаки и количественно-суммовые реквизиты, в оформляющей части - подписи юридических лиц, ответственных за хозяйственные операции. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями. Ввод информации с первичных документов на клавиатуре компьютера ведется по макетам, отраженным на экране дисплея.

Чаще всего экономические данные выводятся на бумажные носители и на дисплей в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм. Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке. Обычно группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги - по степени возрастания итогов. В ходе проектирования разрабатываются "шапки" выходных таблиц, записываемые на машинные носители и используемые при печати сводок на ПЭВМ. Исходные данные набираются на клавиатуре, а для вычисления промежуточных величин и итоговых строк в соответствующие клетки помещаются формулы расчета.

17. Внутримашинное информационное обеспечение

Включает организацию файлов, массивов в памяти компьютера. Файл - совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации, расположенной на машинном носителе. Это могут быть файлы данных и программные файлы, постоянные и текущие (переменные) файлы, промежуточные и выходные файлы. Пофайловая локальная организация информационного обеспечения используется при незначительных объемах информации, предполагает жесткую привязку файлов к отдельным несложным задачам и исключает установление связи между файлами и работу в диалоге. Интегральный подход к созданию внутримашинного информационного обеспечения предполагает использование автоматизированных банков данных и баз знаний (АБД и БЗ).
Автоматизированный банк данных (АБД) - система специальным образом организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного использования пользователями или решения разных экономических задач.
Базы знаний (или экспертные системы) - специальные компьютерные системы, основанные на обобщении, анализе и оценке знаний высококвалифицированных специалистов-экспертов. Основными элементами информационной технологии, используемой в базах знаний, являются:

  • интерфейс пользователя (предназначен для взаимодействия пользователя с экспертной системой);
  • база знаний (факты, характеризующие проблемную область, а также их логическая взаимосвязь);
  • интерпретатор (осуществляет обработку данных в установленном порядке);
  • модуль создания системы (нужен для создания набора правил, внесения в них изменений).

18. Базы данных и банки данных

Внутримашинное информационное обеспечение в настоящее время проектируется на принципе интеграции в виде базы и банка данных.

База данных - специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным. Базы данных могут быть централизованные (создаются обычно на вычислительных центрах на ЭВМ с присоединенными к ним терминалами), распределенные в различных узлах локальных сетей ЭВМ и локальные

В состав базы данных входят: базовые массивы, рабочие массивы, массивы связи.

Банк данных - автоматизированная система, представляющая совокупность информационных, программных, технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. В состав банка данных входят: база данных, компьютер, система управления базой данных (СУБД), языковые средства, методические средства, обслуживающий персонал.

19. Понятие технического обеспечения и его состав

Техническое обеспечение - состав, формы и способности эксплуатации различных технических устройств, необходимых для выполнения информационных процедур: сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки и использования информации.

К элементам технического обеспечения относятся:

  • комплекс технических средств;
  • организационные формы использования технических средств;
  • персонал, который работает на технических средствах;
  • инструктивные материалы по использованию техники.

Комплекс технических средств - совокупность взаимосвязанных технических средств, предназначенных для автоматизированной обработки данных.

Требования к комплексу технических средств: минимизация затрат на приобретение и эксплуатацию; надежность; защита от несанкционированных доступов; рациональное распределение по уровням обработки.

Состав комплекса технических средств:

  • Средства сбора и регистрации информации (счетчики, датчики, ПЭВМ для изготовления первичных документов...).
  • Способы передачи информации (курьерская связь, телефон, телеграф, радиосвязь...).
  • Средства обработки информации (супер-ЭВМ, мини-ЭВМ, персональные компьютеры, ноутбуки).
  • Средства организационной техники (средства копирования, уничтожения документов, радиопоисковая система, устройства проверке подлинности купюр и т.п.).

20. Организационные формы использования компьютеров

Способы использования компьютера принято называть организационными формами использования машин. На практике их применяется 2 вида: 1) вычислительные центры; 2) локальные автоматизированные рабочие места (АРМ) и вычислительные сети.

Вычислительные центры применяются на крупных предприятиях, банках, государственных органах. Это специфические предприятия по обработке информации. Они оснащаются большими ЭВМ, а в качестве вспомогательных используются персональные компьютеры и терминалы. На вычислительных центрах есть система управления (руководства), отделы постановки задач, программирования, обслуживания машин, а также производственные подразделения - группы приемки документов, переноса информации на носители, администрация банков данных, выпуска информации, размножения материалов и т.д.

Для автоматизированных рабочих мест (АРМов) специалистов характерно размещение компьютеров на рабочих местах, по отдельным участкам учета, которые могут соединяться в сети, подключаться к большим ЭВМ.

21. Критерии выбора персонального компьютера для решения экономических задач

Особенности персональных компьютеров, определившие их широкое распространение:

  • небольшие габариты;
  • невысокая стоимость;
  • простота использования, обеспечиваемая с помощью диалогового взаимодействия с компьютером, удобных и понятных интерфейсов программ, меню, подсказок, помощи и т.д.;
  • возможность индивидуального взаимодействия пользователя и компьютера;
  • высокие технико-эксплуатационные параметры такие как быстродействие, объемы памяти, возможность расширения и адаптации (upgrade);
  • универсальность, возможность объединения в сети;
  • относительно низкие цены.
Основные факторы, влияющие на выбор персонального компьютера для решения экономических задач:
  • принадлежность к семейству IBM PC;
  • технико-эксплуатационные характеристики (быстродействие, объемы памяти...);
  • цена в зависимости от сборки ("красная" - российская сборка, "желтая" - сборка в Китае, "белая" - сборка в США, Японии);
  • гарантия - не менее 3-х лет;
  • подготовленность персонала к использованию компьютерной техники;
  • возможность технического сопровождения компьютера в форме "горячей" линии;
  • безопасность и эргономика при работе с компьютером и пр.

22. АИТ в обработке текстовой информации

Пользователь компьютера часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов — писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т. д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.

Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами или редакторами. Возможности этих программ различны — от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Существует несколько сотен редакторов текстов — от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные - Microsoft Word, WordPerfect, WordStar. Самый простой редактор – «Блокнот», встроенный в Windows. Пользователям, которым требуется обеспечить высокое качество напечатанных документов или подготовить сложные документы большого объема, рекламные буклеты или книги, лучше воспользоваться Microsoft Word. В нем реализована фоновая проверка орфографии, удобный инструмент рисования таблиц и множество других полезных инструментов.

Для подготовки рекламных буклетов, оформления журналов и книг используются специальные издательские системы. Они позволяют готовить и печатать на лазерных принтерах или выводить на фотонаборные автоматы сложные документы высокого качества.

Имеются 2 основных вида издательских систем:

  1. очень удобны для подготовки небольших материалов с иллюстрациями, графиками, диаграммами, различными шрифтами в тексте, например газет (например - Aldus PageMaker.
  2. более подходят для подготовки больших документов, например книг (например - Ventura Publisher). Она может экспортировать тексты других текстовых редакторов с сохранением форматирования. Основная операция издательских систем - верстка документов, а для ввода и редактирования текста лучше использовать Word, так как он превосходит их в скорости и удобстве работы.

23. АИТ в обработке табличной информации

Универсальность таблиц и необходимость постоянно учитывать в них взаимозависимость между клетками натолкнули программистов на мысль о создании универсальной программы работы с таблицами — табличного процессора. Первый табличный процессор был создан в 1979 году - VisiCalc для компьютеров Apple, а для IBM PC первым стал Lotus 1-2-3. К наиболее известными из них можно отнести Lotus 1-2-3, Quattro Pro, SuperCalc, Excel. Лидирующее место в этом классе занимает продукт фирмы Microsoft – Excel, входящий в пакет Office. С помощью Excel можно решать множество задач — от вычисления среднего арифметического до создания трехмерных диаграмм и выполнения сложных финансовых расчетов.

Функции табличных процессов весьма разнообразны: создание и редактирование электронных таблиц; разнообразные математические вычисления; автоматический пересчет таблиц в случае изменения данных; оформление и печать электронных таблиц; построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами; работа с электронными таблицами, как с базами данных, сортировка таблиц, выборка данных по запросам; создание итоговых и сводных таблиц; решение экономических задач типа "что будет, если" путем подбора параметров; решение оптимизационных задач; разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользо­вателя.

Рабочая область электронной таблицы состоит из столбцов и строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, а строки - цифрами, которые служат им заголовками. Пересечения строк со столбцами образует ячейки листа, на которые можно ссылаться по именам ячеек. Ячейка служит для ввода и хранения данных, а также вычисляемых значений.

Автоматизация работы пользователя с таблицами осуществляется за счет следующих приемов:

  1. Однородные формулы можно не набирать, а копировать, причем формулы копируются с соответствующим изменением адресов.
  2. При изменении значения в какой-либо ячейке, все ячейки от нее зависящие пересчитываются.
  3. Использование в работе различных мастеров: Мастер диаграмм, Мастер функций.
  4. Для выполнения анализа данных, прогнозирования, моделирования и т.д. пользователем могут быть использованы такие средства из меню Сервис, как Подбор параметра и Поиск решения. При использовании данных функций в диалоговых окнах необходимо задавать требуемые параметры, а процессор выполнит необходимые расчеты и подберет оптимальное решение.

24. Системы управления базами данных

Системы управления базами данных (СУБД) – это специальная программа, необходимая для организации базы данных (хранилища информации) и работы с ней пользователей информационной системы.

Классификация СУБД:

  • По архитектуре организации хранения данных:
    • локальные - все части базы данных размещаются на 1 компьютере;
    • распределенные - размещаются на нескольких компьютерах.
  • По способу доступа к базе данных:
    • файл-серверные (например, Microsoft Ассеss);
    • клиент-серверные (например, MySQL);
    • встраиваемые (например, Sybase SQL Anywhere).
  • По типу управляемой базы данных:
    • иерархические (с древовидной структурой элементов, например, структура файлов и папок на компьютере);
    • сетевые (каждый элемент базы данных может быть связан с любым другим элементом);
    • реляционные (на базе двумерных массивов);
    • объектно-ориентированные (элементами являются модели объектов, включающих прикладные программы, которые управляются внешними событиями).

25. Электронная коммерция

Электронная коммерция – это понятие, означающее коммерческую активность в сети Интернет: продажа, покупка товаров и услуг через Интернет.
Направления электронной коммерции:

  • B2B (Business-to-Business, то есть «бизнес-бизнесу»);
  • B2G (Business-to-Government, то есть «бизнес-государству»);
  • B2С (Business-to- Сonsumer, то есть «бизнес-потребителю»);
  • G2B (Government-to-Business, то есть «государство-бизнесу»).

Самым распространенным примером электронной коммерции являются интернет-магазины. Их основные преимущества:

  1. Низкие цены за счет экономии на расходах;
  2. Экономия времени (не нужно ехать в магазин и обратно);
  3. Круглосуточная работа;
  4. Доставка товара в нужное место;
  5. Большой ассортимент продукции и продавцов;
  6. Отсутствие очередей;
  7. Удобство оплаты (доступны разные способы оплаты);
  8. Анонимность покупателя;

Недостатки интернет-магазинов:

  1. Отсутствие возможность увидеть вживую и «пощупать» товар;
  2. Трудности по доставке товаров;
  3. В процессе заказа возникают затруднения, в которых не все могут разобраться;
  4. Опасность мошеннических операций.

26. АИС в бухгалтерском учете

Большую роль в управлении играет бухгалтерский учет, в котором формируется примерно 60% всей информации. Задачи бухучета характеризуются: хорошей структурируемостью, несложными алгоритмами расчетов, большим объемом информации, при обработке которой используются преимущественно логические операции. Такие задачи легко подвергаются автоматизации, поэтому существует огромное число программ для персональных компьютеров, автоматизирующих бухгалтерский учет на предприятиях. К наиболее известным  в России программам для автоматизации бухучета относят: «1С», «Парус», «БЭСТ», «Галактика», «Турбо-бухгалтер», «Инфо-бухгалтер». Отличаясь в деталях, все они имеют общие принципы работы:

  • Одноразовый и минимальный ввод – многоразовый и максимальный вывод.
  • Один журнал хронологической записи – множество регистров систематической записи.
  • Полноценный учет по синтетическим счетам, субсчетам и аналитическим кодам.
  • Отчетная информация в срок – рабочая по запросу.
  • Автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.
  • Наличие типовых проводок.
  • Возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.
  • Организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.
  • Связь оперативного и бухгалтерского учета, организация управленческого учета на предприятии.
  • Обеспечение целостности базы данных.
  • Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.
  • Учет любых финансово-хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы.
  • Возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов).
  • Автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов-ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм.
  • Создание, печать и хранение электронных копий первичных документов.
  • Возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.

Классификация программ автоматизации бухучета:

Класс систем

Группа потребителей

Основные характеристики

Фирмы-разработчики

Мини-бухгалтерия

Бухгалтерия численностью 1-3 человека
Без специализации

Ввод и обработка бухгалтерских записей
Печать первичных документов и отчетности

«ИнфоСофт»
«Инфин»

Универсальные системы (интегрированные бухгалтерии)

Численность бухгалтерии невелика
Предусмотрены все основные разделы учета

Развитая аналитика
Реализация основных компонентов натурального учета
Учет труда и заработной платы

«1C»
«Инфин»
«ИнфоСофт»
«Атлант-Информ»
БЭСТ

Комплексные системы

Бухгалтерия численностью не менее 10 человек
Разделение функций между сотрудниками

Комплекс программ
Сетевая архитектура
Достаточно полная реализация функций
Адаптируемость

«Парус»
«Новый Атлант»
«Галактика»
R-Style
БЭСТ

Управленческие системы

Подразделения бухгалтерского и финансового учета
Подразделения финансового менеджмента

Управленческий учет
Планирование
Настройка на клиента
Открытость архитектуры
Масштабируемость

«Новый Атлант»
«Цефей»
SAP
Oracle
CA



27. АИС страховых компаний

Рост числа страховых компаний и доли рынка страховых услуг (например, ОСАГО) привели к необходимости автоматизации страхования. АИС в страховании становятся одним из важнейших факторов успеха.
Основные требования к АИС страховых компаний:

  • Гибкость (возможность подстраиваться под новые страховые продукты и услуги);
  • Масштабируемость (способность увеличения возможностей АИС без существенной модернизации или замены);
  • Комплексность (совместное решение аналитических задач, планирования и управленческого учета);
  • Соответствие стандартам отчетности;
  • Открытость (возможность интеграции новых модулей, алгоритмов расчетов);
  • Скорость и удобство работы.

Основные функциональные задачи, реализуемые в условиях АИТ:

  • процесс заключения договора страхования;
  • заключение дополнительного договора;
  • заключение договора перестрахования;
  • внесение страховой премии (ее части);
  • окончание договора страхования;
  • наступление страхового события;
  • расторжение договора страхования; расчеты со страхователем,
  • расчет базовых тарифных ставок по видам страхования;
  • расчет резервного фонда;
  • анализ страхового портфеля;
  • анализ финансового состояния компании;
  • ведение внутренней бухгалтерии.

Страховая компания, строящая работу в условиях вычислительной сети получает новые возможности: легкий и более полный доступ к информации (а значит, повышается вероятность принятия сотрудниками обоснованных решений), лучшее использование дорогостоящих ресурсов (серверы большой мощности, цветные принтеры, модемы), сети предоставляют страховой компании свободу в выборе мест территориального расположения ее филиалов.
АИС страховой компании (например, «ИНЭК-Страховщик») включает:

  • центральный офис страховой фирмы имеет одну или несколько высокоскоростных локальных вычислительных сетей (ЛВС), объединенных между собой через высокопроизводительные мосты (маршрутизаторы); ЛВС – информационный центр всей компании, содержащий мощные вычислительные ресурсы (файловые серверы, СУБД), в ее состав входит система централизованного мониторинга и управления как локальными, так и удаленными сетевыми устройствами, находящимися в филиалах. Выход на ЛВС структурных подразделений кроме маршрутизатора обеспечивают несколько коммутаторов и концентраторы;
  • региональные офисы страховой компании филиалы) обычно оснащены собственными крупными ЛВС и мощными вычислительными системами с надежной и скоростной связью с центральным офисом;
  • отделения страховой компании имеют чаще всего небольшую ЛВС; связь с центральным офисом идет по заранее составленному расписанию в определенные часы (незапланированный срочный доступ не исключается);
  • представительства (агентства) оснащаются чаще всего одним компьютером; связь с центром – по мере необходимости, в течение всего дня;
  • удаленные пользователи страховой компании (инспекторы, агенты, проверяющие и прочие сотрудники, находящиеся не в собственном офисе, а также руководители, находящиеся в командировке или отпуске); сеанс связи с ЛВС офисов непродолжителен и может быть установлен в любое время.

Страховой компании важно иметь базу данных (БД) по всем договорам за максимально длительный период (для ведения статистики клиентов), в подразделениях компании иметь полную БД нет необходимости (она должна охватывать лишь собственное страховое поле). Обновление БД заключается в том, что информация, собранная на уровне отделения компании за день, добавляется к уже имеющейся БД и при наступлении определенного времени происходит автоматическая связь с компьютером регионального офиса. То есть одна БД, содержащая наиболее актуальные сведения – «главная», другая – «подчиненная» (получает копии информации); далее региональный филиал собирает информацию со всех подчиненных отделений. Весь комплекс вычислительной сети можно разделить на сети конкретных структурных подразделений (филиалов) и сети, обеспечивающие связь между ними.